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Acceso a archivos y registros administrativos en materia de cultura

Resolución del Defensor del Pueblo Andaluz formulada en la queja 08/2816 dirigida a Consejería de Cultura, Delegación Provincial de Córdoba

ANTECEDENTES

1. El presente expediente se inicia a instancias de un ciudadano que denuncia la denegación por parte de la Delegación Provincial de Cultura en Córdoba del acceso a diversa documentación relacionada con el proyecto de restauración del Puente Romano de Córdoba.

El interesado habría solicitado y obtenido el derecho de acceso y vista del expediente administrativo relacionado con el citado proyecto de restauración. Una vez ejercido dicho derecho consideró oportuno interesar de la Delegación Provincial de Cultura documentación adicional que no se encontraba en el citado expediente.

En concreto solicitaba el interesado con fecha 15.04.08 la siguiente documentación: .

- Informe de la Comisión de Monumentos y la Comisión Provincial de Patrimonio Histórico sobre el proyecto de obras de restauración.

- Estudio arqueológico previo a la realización del proyecto.

- Informe que presentó la dirección de la restauración para pedir el cambio del proyecto que se autorizó.

Dicha solicitud, fue respondida por la Delegación Provincial con fecha 25.04.08 indicándole, respecto de la primera cuestión, que ya se le había facilitado copia del informe de la Comisión de Patrimonio Histórico-Artístico.

Respecto al estudio arqueológico se le comunica la imposibilidad de acceder a su solicitud “ en virtud de lo previsto en el art. 37.1, de la de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de régimen jurídico de las Administraciones Públicas y Procedimiento Administrativo Común, al tratarse de un expediente que no se halla finalizado al día de la fecha”.

En cuanto al informe de modificación del proyecto se le comunica que se le facilita copia del mismo.

Con fecha 12 de mayo de 2008, el interesado presenta nuevo escrito ante la Delegación Provincial de Cultura, dando contestación a la comunicación de dicho organismo de fecha 25.04.08.

En dicho escrito, el interesado aclara que el informe de la Comisión que se le ha entregado figura en su encabezado como Informe para la Comisión Provincial de Patrimonio Histórico, y no como informe de la Comisión, sin que conste quien lo emite, ni tenga sello o diligencia que lo identifique.

Concluye el interesado solicitando la siguiente documentación:

- Informes de la Comisión de Monumentos y actas compulsadas de las reuniones de dicha Comisión de Monumentos que dieron lugar a estos informes.

- Estudio arqueológico previo a la realización del proyecto de restauración del Puente Romano.

Asimismo el promotor de la queja solicitaba que se le tuviera por personado en el expediente de restauración del Puente.

2. Admitida a trámite la queja con fecha 22.09.08 se solicita el preceptivo informe de la Delegación Provincial de Cultura en Córdoba interesando de dicho organismo información sobre las razones que justifican la denegación de acceso a la documentación interesada por el promotor de la queja.

3. Con fecha 13.11.08 se recibe el informe interesado de la Administración cultural y en el mismo se discrepa de la denuncia presentada por el promotor de la queja, señalando que se le ha concedido el derecho de acceso a varios de los documentos solicitados, habiéndosele denegado respecto de otros, “ teniendo en cuenta el cumplimiento de lo dispuesto en el art. 37 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de régimen jurídico de las Administraciones Públicas y Procedimiento Administrativo Común, en su redacción dada por la Ley 4/1999, de 13 de enero”.

Asimismo, se señala en el informe recibido que el promotor de la queja “ carece de la cualidad de interesado en los expedientes respecto de los que ha solicitado tener acceso, conforme al concepto que se recoge en el art. 31 del citado Texto Legal”.

En la documentación anexa se incluyen copias de las respuestas dadas por la Consejería de Cultura a las diversas solicitudes presentadas por el interesado, incluida la respuesta ofrecida al último escrito presentado por el interesado con fecha 12.05.08. resultando la misma del siguiente tenor: .

“1. No se entiende a que se refiere cuando hace alusión a la Comisión de Monumentos, ya que este órgano colegiado es inexistente en esta Delegación Provincial; con lo cual deberá expresar correctamente a que Comisión se refiere.

En relación a las actas compulsadas que solicita, no puede atenderse su petición, habida cuenta que este tipo de documentos sólo se pueden trasladar a los miembros de los Órganos Colegiados. En todo caso, y de conformidad con lo dispuesto en el párrafo 4 y 5 del artículo 27 de la Ley 30/92, podría solicitar certificación del acuerdo referido a un asunto concreto emitido por el órgano colegiado correspondiente, que en este caso también deberá especificar.

2. Respecto de lo solicitado en el punto 2 de su escrito, nos remitiremos a lo establecido en el artículo 31 de la Ley 30/92, y atendiendo al contenido de lo establecido en este precepto legal, usted no reúne la condición de interesado en dicho expediente.

3. Como consecuencia de lo anteriormente expuesto y a tenor de lo establecido en el artículo 37 del texto legal citado, no se puede atender a su petición de acceder al estudio arqueológico, por tratase de un expediente no finalizado al día de la fecha”.

CONSIDERACIONES

1. Sobre el principio de transparencia y el derecho de acceso a los archivos y registros administrativos.

Aunque el principio de transparencia administrativa ya apareciera implícito en la Declaración de los Derechos del Hombre y del Ciudadano de 1789, cuando en su art. 15 proclama que « la sociedad tiene el derecho de pedir cuentas de todo agente público de su administración», lo cierto es que la efectividad del derecho de petición tal y como aparecía reconocido en la Declaración precisaba de la previa articulación de unos mecanismos que hiciesen posible a los ciudadanos conocer cual había sido el sentido de la actuación del agente público, a fin de poder valorar el acierto y la idoneidad de tal actuación y, en su caso, pedir cuentas a la Administración. Unos mecanismos de acceso y control que no se han articulado hasta fechas muy recientes, por lo que dicho principio de transparencia no ha tenido efectividad real hasta hace poco tiempo.

El principio de transparencia administrativa es vinculado por bastantes autores (Debbasch, Rivero) a los denominados derechos ciudadanos de tercera generación, de reciente configuración y positivación, e incluso es señalado por algunos como un hito del proceso evolutivo que lleva desde la democracia representativa, que asigna al Parlamento el monopolio en el control de la Administración, hacia la democracia participativa, en la que es la ciudadanía quien ostenta el protagonismo del control administrativo.

En este sentido, señala la profesora Rams Ramos que “ a las clásicas garantías que establece el derecho administrativo, se viene a sumar el principio de transparencia, como sistema de control por los ciudadanos de la legalidad y de la correcta actuación de la Administración, de tal forma que, como tal mecanismo de garantía, resulta consustancial a un Estado social y democrático de derecho como es el nuestro”.

La inclusión del principio de transparencia en el artículo 133 del Estatuto de Autonomía para Andalucía y su consideración como uno de los principios de actuación de la Administración de la Junta de Andalucía, supone la culminación en el ámbito andaluz de un proceso íntimamente conectado con el proyecto de modernización de la Administración Pública que pretende acercar la gestión pública a la ciudadanía, fomentando la participación de los ciudadanos y ciudadanas en los procedimientos administrativos que les afecten.

Se pretende con la consagración estatutaria de este principio de transparencia acabar con la práctica ancestral de nuestra Administración de mostrarse renuente a permitir el escrutinio público de su actuación administrativa. Una práctica, que venía dando lugar a una gestión pública oscurantista, desincentivadora del derecho de participación de la ciudadanía en los asuntos públicos y esquiva del control de sus actos por los propios administrados.

El principio de transparencia encuentra su sustento fundamental en el art. 23 de la Constitución Española que consagra el derecho de participación ciudadana en los asuntos públicos y se articula instrumentalmente en el art. 105.b) de la Carta Magna, que reconoce el derecho de los ciudadanos a acceder a los archivos y registros administrativos, salvo en lo que afecte a la seguridad y defensa del estado, la averiguación de los delitos y la intimidad de las personas. Un derecho de acceso cuyo desarrollo normativo se ha articulado especialmente en torno al art. 37 de la Ley 30/1992 de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.

A este respecto, la Sentencia del Tribunal Supremo de 14-11-2000 ( RJ 2001, 425), Ponente D. Juan Antonio Xiol Ríos, en su Fundamento Jurídico Quinto señala que:

«El derecho de acceso a los registros y documentos administrativos constituye un derecho de los ciudadanos de los llamados de la tercera generación.

Está enraizado en el principio de transparencia administrativa, el cual responde a una nueva estructuración de las relaciones entre la Administración y los ciudadanos».

No obstante, pese a haber sido objeto de concreción mediante su desarrollo normativo en el art. 37 de la Ley 30/1992, esta misma Sentencia del Tribunal Supremo precisa que el derecho constitucionalmente reconocido en el art. 105.b) dispone de un núcleo esencial indisponible que no puede quedar condicionado ni limitado por su normativa de desarrollo, ni por las interpretaciones que de la misma se puedan realizar:

«Resulta, pues, evidente, que, en aplicación directa de la norma constitucional, este derecho exige, con el fin de respetar su núcleo esencial integrado por el haz de facultades que lo hacen recognoscible y la efectividad de los intereses del administrado a que responde, que se haga en un grado razonable asequible a los particulares, superando las limitaciones derivadas de su posición de inferioridad material frente a los poderes públicos, el adquirir conocimiento de los datos y documentos que puedan legítimamente interesarles, sin otras limitaciones que las que el propio precepto constitucional contempla («en lo que afecte a la seguridad y defensa del Estado, la averiguación de los delitos y la intimidad de las personas») y las derivadas de las normas generales de procedimiento y de los principios de proporcionalidad, racionalidad y buena fe a que debe sujetarse el ejercicio de todo derecho».

El respeto escrupuloso por parte de la Administración Pública andaluza de ese núcleo esencial indisponible que integra el derecho constitucional de acceso a los archivos y registros administrativo, constituirá una de la pruebas más tangibles de la plena asunción por la Administración andaluza del principio de transparencia estatutariamente establecido.

En este sentido, para establecer una limitación en el acceso de los ciudadanos a los archivos y registros administrativo, en la medida en que contradice un derecho constitucionalmente garantizado, no bastará con una mera referencia a alguna de las excepciones contenidas en el propio artículo 105.b) de la Constitución -la seguridad y defensa del estado, la averiguación de los delitos y la intimidad de las personas- o con citar cualquiera de las salvedades contenidas en el art. 37 de la Ley 30/1992, sino que habrá que acreditar fehacientemente la necesidad de imponer tales limitaciones acreditando que es la única forma de salvaguardar unos derechos e intereses generales cuya protección, por mandato legal y constitucional, se eleva por encima de la que corresponde al propio derecho de acceso.

Dicho de otro modo, la aplicación de los límites al derecho de acceso debe hacerse con un criterio restrictivo, siempre de forma motivada y tratando en la medida de lo posible de preservar al máximo el ejercicio por la ciudadanía del derecho de acceso y el principio de transparencia en la actuación administrativa.

Si trasladamos estas premisas al supuesto que nos ocupa, deberemos dar respuesta a la cuestión de si las limitaciones impuestas por la Administración cultural al promotor de la presente queja en el ejercicio de su derecho de acceso a los documentos administrativos se encuentran suficientemente justificadas, tanto por contar con el necesario soporte normativo, como por fundarse en la ineludible necesidad de salvaguardar algún derecho o interés general igualmente precisado de amparo.

Para resolver esta cuestión debemos comenzar señalando que los documentos a los que pretende acceder el promotor de la queja se encuentran relacionados directa o indirectamente con el procedimiento administrativo que ha posibilitado la restauración del Puente Romano de Córdoba, bien cultural de titularidad pública e integrante del Patrimonio Histórico andaluz y español, de conformidad con lo prevenido en las legislaciones reguladoras del patrimonio histórico de ámbito estatal y andaluz.

A este respecto, nos encontramos con un procedimiento administrativo relacionado con la conservación del patrimonio histórico, impulsado de oficio por la propia Administración Cultural y en el que se han conjugado fundamentalmente intereses públicos y generales, que no entran aparentemente en contradicción con intereses privados o de particulares. De hecho debe presuponerse una cierta coincidencia entre el interés general perseguido con la actuación administrativa –la conservación del patrimonio histórico- y el interés de cualquier ciudadano o Asociación Cultural a la preservación de dicho patrimonio.

En consecuencia, resulta difícil encontrar en el presente supuesto alguna razón que, a priori, pudiera justificar la renuencia de la Administración a que los ciudadanos –beneficiarios últimos de su actuación restauradorapudieran acceder al examen y conocimiento de cuantos documentos acreditan el proceder administrativo en el presente caso. Antes al contrario, cabría pensar en un interés de la Administración Pública porque se conozcan y valoren adecuadamente las decisiones adoptadas y las actuaciones realizadas.

Partiendo de esta premisa debemos decir que, en una primera valoración, no parece que la Administración actuante haya mostrado en el presente caso una especial voluntad de coadyuvar al ejercicio por el interesado de su derecho de acceso, sino que más bien se detectaría una cierta resistencia a facilitar el ejercicio de este derecho imponiendo toda suerte de trabas al mismo, lo que parece poner en cuestión la voluntad de transparencia en la actuación administrativa.

Y ello, por cuanto entendemos que en el presente caso la Administración ha optado por una interpretación restrictiva del derecho de acceso y por una aplicación extensiva de los posibles límites a ese derecho que estipula la legislación vigente.

A este respecto, y con ánimo de explicar las razones que nos llevan a esta conclusión, consideramos oportuno analizar separadamente las diferentes cuestiones que se deducen del presente expediente.

2 . De la condición de interesado como presupuesto de legitimidad para el acceso a la información en materia de Cultura.

En el informe evacuado por la Consejería de Cultura se insiste en señalar que el promotor de la presente queja “ carece de la cualidad de interesado en los expedientes respecto de los que ha solicitado tener acceso, conforme al concepto que se recoge en el artículo 31 del citado texto legal” (Ley 30/1992, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común).

Asimismo, esta falta de acreditación de la condición de interesado se esgrime por la Administración para denegar la petición del interesado de que se le tenga por personado en el Expediente de restauración del Puente, Calahorra, Puerta del Puente y Edificio de Recepción de visitantes, anejo a dicha puerta

A este respecto, debemos señalar que, efectivamente, como sostiene la Administración actuante el interesado no ha acreditado en ningún momento ser titular de ningún derecho o interés legítimo que pueda haberse visto afectado por la resolución adoptada en el procedimiento administrativo en cuestión.

De igual modo, es importante reseñar que, aun cuando el interesado manifiesta reiteradamente su condición de perteneciente a la “Plataforma Puente Romano”, en ningún momento parece haberse acreditado que tal Plataforma constituya una Asociación legalmente constituida, cuya misión sea la defensa y salvaguarda de los valores culturales, ya sean generales o del Puente Romano en concreto, ni tampoco ha acreditado el interesado que ostente la representación legítima de tal supuesta Asociación.

En consecuencia, no puede entenderse que el interesado actúe en representación de quien podría ostentar un derecho o interés legítimo de carácter colectivo relacionado con el procedimiento administrativo en cuestión.

En este sentido, y en la medida en que no ostenta ningún interés legítimo, individual o colectivo, no le sería de aplicación al promotor de la queja el supuesto contemplado en el apartado c) del art, 31.1 de la Ley 30/1992, que posibilita la personación en el procedimiento en tanto no haya recaído resolución definitiva.

Es por tanto acertada la consideración expuesta por la Administración actuante en cuanto a que el promotor de la queja carece de la condición de interesado en los términos expuestos por el art. 31 de la Ley 30/1992 (LRJPAC).

No obstante, siendo correcta esta apreciación administrativa, no lo es la consecuencia que extrae de la misma en el sentido de que la carencia de la condición de interesado inhabilita al promotor de la queja para el ejercicio de los derecho de acceso que pretende en relación al mencionado procedimiento de restauración del Puente Romano.

Y ello, por dos razones. En primer lugar porque parece olvidar la Administración actuante que en materia de cultura se reconoce legalmente la posibilidad de ejercicio por los ciudadanos de la acción pública. Y, en segundo lugar, porque del art. 37 de la LRJPAC, no cabe deducir que sea necesario, siempre y en todo caso, acreditar la condición de interesado para ejercitar el derecho de acceso.

Veamos estos dos supuestos separadamente:

2.a) De la acción pública en materia de patrimonio histórico El art. 8 de la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español, dispone lo siguiente: .

2. Será pública la acción para exigir ante los órganos administrativos y los Tribunales contencioso-administrativos el cumplimiento de lo previsto en esta Ley para la defensa de los bienes integrantes del Patrimonio Histórico Español.

Doctrina y Jurisprudencia han precisado suficientemente el instrumento jurídico de la acción pública contenido en este precepto legal, aclarando Alonso Ibáñez que se configura como una acción judicial otorgada a los ciudadanos, no como una reacción ante la lesión de un derecho subjetivo típico, sino como una reacción ante una lesión de un “ ámbito vital” constitucionalmente garantizado, que reconoce a cualquier persona un interés habilitante para recurrir en vía administrativa y en vía contenciosa, resultando innecesario indagar la existencia e intensidad de ese interés.

Este autor considera la acción pública, no como una simple regla procesal, sino como un principio de derecho material en el que no se está atribuyendo a los ciudadanos una función abstracta de fiscalización de la observancia de la legalidad, sino que se les reconoce un verdadero derecho subjetivo para defender la legal actuación de los poderes públicos en aplicación de la normativa cultural.

En este mismo sentido, Abad Liceras señala que “ la acción popular en materia administrativa implica el ejercicio privado de funciones públicas”. Añadiendo que “ aunque el ciudadano que actúa posiblemente tiene su propio interés, lo que el ordenamiento protege es la legalidad, el servicio público, el respeto a la ley”.

Es cierto que el promotor de la presente queja en ningún momento invoca el ejercicio de la acción pública como elemento legitimador de su pretensión de intervención en el procedimiento administrativo, no obstante, ello no debió ser óbice para que la Administración reconociera de oficio la existencia de legitimación suficiente en el solicitante en virtud de tal instrumento jurídico.

En este sentido, tal y como señala Olea Godoy, el carácter antiformalista que impregna nuestras leyes procesales “ haría sumamente difícil apreciar la inadmisibilidad del proceso por el mero hecho de no expresar el recurrente que tipo de acción ejercita, porque la legitimación debe concluirse de las mismas alegaciones y fundamento de la pretensión”. A este respecto, procede citar la Sentencia del TSJ de Valencia de 17 de julio de 2006 que proclama que « la persona que la ejercita (acción pública) no tiene que decir el tipo de acción que ejercita como ocurría con la antigua Ley de Enjuiciamiento Civil, le bastará con decir que se infringe el ordenamiento jurídico».

En cuanto a los efectos que tendría en el proceso administrativo el reconocimiento al promotor de la queja del derecho a ejercitar la acción pública, debemos decir que la misma implicaría que quedase investido él mismo de cuantos derechos se reconocen a las personas que ostentan la condición de interesado conforme al art. 31 de la Ley 30/1992, salvo aquellos que, por tener relación directa con la defensa de derechos o intereses legítimos, individuales o colectivos, no pudiesen ser ejercidos sino por quienes detentan los mismos.

En este sentido, Olea Godoy señala que “ la propia esencia de la acción popular, vinculada a una legitimación general y sin mayores limitaciones, permite su ejercicio, no sólo para iniciar el proceso, que sería el supuesto general, sino también la personación en cualquier fase posterior, en la medida que el proceso contencioso lo autoriza”. Tesis apoyada en las Sentencias del Tribunal Supremo de 7 de junio 2005 y 12 de diciembre de 2006.

A este respecto, procede igualmente traer a colación la Sentencia del Tribunal Superior de Justicia de Murcia 700/2000, de 29 de septiembre, que señala lo siguiente:

«(...) la tesis que sustenta la Administración demandada, contraria, según se desprende del contexto de la contestación, a la fijación del citado plazo, choca con la virtualidad y carácter operativo que hay que dar al artículo 8º de la Ley 16/1985. La actitud de los particulares no se limita al cumplimiento del deber de poner en conocimiento de la Administración competente los peligros de destrucción de los bienes de interés cultural del Patrimonio, sino que se instrumenta también en dicho precepto una acción pública para exigir ante los órganos administrativos y los Tribunales Contencioso-Administrativos el cumplimiento de lo previsto en la Ley para la defensa de los bienes integrantes del Patrimonio Histórico Español, exigencia que comporta un correlativo deber de respuesta por los órganos jurisdiccionales que signifique, incluso, una condena a la Administración competente a que actúe realmente poniendo fin a su inactividad material».

En consecuencia, cabría concluir que el promotor de la presente queja, en virtud de la acción pública reconocida legalmente en materia de cultura, no precisaba acreditar ningún tipo de legitimación especial para que se le aceptara su petición de personación en el procedimiento administrativo, en tanto en cuanto no hubiera recaído resolución definitiva en el mismo. De igual modo, no se puede aducir la falta de acreditación de la condición de interesado para limitar el ejercicio por el mismo de su derecho de acceso a los archivos y registros administrativos.

A este respecto, y en relación con la institución de la acción pública en materia de cultura, conviene precisar que carece totalmente de relevancia el hecho de que tal instrumento jurídico no aparezca reconocido expresamente en la vigente Ley 14/2007, de Patrimonio Histórico de Andalucía, a diferencia de lo que ocurría con la precedente ley patrimonial andaluza, Ley 1/1991, que expresamente lo contemplaba en su art. 5.2.

Las razones que hayan llevado al legislador andaluz a optar por suprimir cualquier referencia a la acción pública en la nueva Ley patrimonial andaluza las desconocemos puesto que nada se indica al respecto en la exposición de motivos del texto legal. No obstante, resulta difícil apoyar tal decisión por cuanto la misma parece mostrar una voluntad del legislador de apartarse de una corriente legislativa, jurisprudencial y doctrinal que viene apostando desde hace ya tiempo por una ampliación de los ámbitos de participación ciudadana en los asuntos públicos, especialmente en aquellas materias relacionadas con los denominados derechos sociales de tercera generación, como son considerados, muy significativamente, los relacionados con la cultura, el urbanismo o el medio ambiente.

No obstante, pese a ser una decisión cuestionable, entendemos que la misma carece de especial trascendencia jurídica, por cuanto la acción pública viene reconocida en el ámbito de la cultura en el art. 8.2 de la Ley 16/1985, de Patrimonio Histórico Español, que, a estos efectos, tiene la consideración de legislación básica indisponible para el legislador autonómico.

En este sentido, conviene señalar que la acción pública incide directamente en un ámbito, como es el de la regulación general del proceso administrativo y jurisdiccional, cuya ordenación parece haber quedado reservada al Estado en función de lo dispuesto en el art. 149.1 de la Constitución Española, en sus apartados 6º y 18º.

A este respecto, entendemos que no entra dentro del ámbito de potestades del legislador autonómico la posibilidad de restringir un derecho que entronca no sólo con el derecho fundamental de participación en los asuntos públicos del art. 23 de la Constitución, sino también con el derecho de igualdad en el acceso a la tutela judicial que preconiza el art. 24 de la Carta Magna en relación con el art. 14. del mismo texto.

Cuestión distinta, y merecedora de un análisis detenido, sería la posibilidad de reconocimiento de esta acción popular en el ámbito de leyes dictadas por el legislador autonómico en el ámbito de competencias exclusivas de la Comunidad Autónoma, como de hecho ha ocurrido en algunas normas autonómicas medioambientales, urbanísticas y culturales. En estos supuesto lo que se produce es una ampliación de la legitimación procesal por parte del legislador autonómico. Posibilidad que, aunque discutible desde la perspectiva del principio de igualdad en el acceso a la justicia, no merece, a nuestro juicio, un rechazo tan palmario como la presunta intención restrictiva de la acción pública que parece derivarse del tenor de la Ley 14/2007, de Patrimonio Histórico de Andalucía.

En conclusión, dado que la acción pública en materia de cultura sigue siendo de aplicación en Andalucía por mandato del art. 8.2 de la Ley 16/1985, de Patrimonio Histórico Español, la misma debió serle reconocida al promotor de la presente queja como presupuesto legitimador para el ejercicio de su derecho de acceso a los documentos incorporados al expediente administrativo de restauración del Puente Romano.

2.b) De la exigencia de la condición de interesado en el art. 37 de la Ley 30/1992.

La regulación normativa del derecho de acceso a archivos y registros administrativos consagrado en el artículo 105 de la Constitución, la encontramos en el art. 37 de la LRJPAC, un precepto complejo y en ocasiones confuso e incluso contradictorio que exige de una labor interpretativa para determinar su verdadero alcance y contenido.

En este sentido, como ha señalado reiteradamente la doctrina, una de las características más notables de la regulación contenida en el art. 37 de la LRJPAC es que comienza consagrando un principio general en su apartado primero, para dedicar posteriormente el resto de apartados a limitar, condicionar y restringir este principio general, hasta el punto de que algunos autores consideran que el mismo queda finalmente desvirtuado y, en gran medida, vacío de contenido.

A este respecto, es importante señalar que la práctica habitual de la Unión Europea, basada en asentada jurisprudencia del TJCE, no exige acreditar ningún tipo de legitimación para ejercer el derecho de acceso a archivos y registros administrativos. Y de igual modo, en otras legislaciones de derecho comparado –como es el caso de Estados Unidos- la regulación del derecho de acceso no vincula el ejercicio del mismo a la previa acreditación por quien lo demande de algún tipo de legitimación que le confiera la condición de interesado.

Por lo que se refiere a nuestro país, el principio general que se consagra en el apartado 1 del art. 37 es parangonable con el de otras legislaciones de nuestro entorno, por cuanto establece que «los ciudadanos tienen derecho a acceder a los registros y documentos administrativos». De este principio nos interesa destacar que atribuye el derecho de acceso a los ciudadanos sin exigencia de ningún tipo de legitimación especial para su ejercicio. Es decir, de conformidad con el art. 37.1 el derecho de acceso puede ser ejercido por cualquier ciudadano sin necesidad de acreditar la condición de interesado.

No obstante, el reconocimiento a los ciudadanos de este derecho de acceso general a los registros y documentos administrativos consagrado en el art. 37.1, se va a ver limitado considerablemente en los apartados 2 y 3 del mismo artículo, aunque es importante precisar que dichas limitaciones en materia de legitimación se relacionan específicamente con la naturaleza de los documentos a los que se pretende acceder.

Así, el apartado 2 del art. 37 regula como supuesto especial el acceso a documentos que contengan datos referentes a la intimidad de las personas, reservando a dichas personas el ejercicio del derecho de acceso. Este supuesto puede relacionarse con la aplicación de las disposiciones contenidas en la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal. En cuanto al apartado 3, la limitación en el acceso se impone exclusivamente en relación a los documentos de carácter nominativo, exigiéndose en tal caso, un interés legítimo y directo.

En el caso que nos ocupa, ni los documentos a los que se pretende acceder contienen datos de carácter personal que deban ser protegidos con arreglo a lo dispuesto en la Ley Orgánica 15/1999 o en su normativa de desarrollo, ni pueden calificarse como documentos de carácter nominativo. En consecuencia, no existe razón alguna que justifique la exigencia de una especial legitimación para el acceso a dichos documentos, por lo que debe reconocerse el derecho de acceso a los mismos a todos los ciudadanos, tal y como preconiza el apartado 1 del art. 37 de la LRJPAC.

3. De la limitación en el acceso a los archivos y registros administrativos cuando se trata de documentos incorporados a procedimientos no terminados en la fecha de la solicitud .

Aunque el art. 37 de la LRJPAC es pródigo en la inclusión de limitaciones y cortapisas al ejercicio del derecho de acceso a archivos y registros administrativos, por razones de economía procesal nos limitaremos en el presente apartado a analizar aquellos supuestos que han sido esgrimidos por la Administración actuante para restringir el derecho de acceso reclamado por el promotor de la queja.

A este respecto, la Administración cultural se niega a facilitar al interesado copia del “ estudio arqueológico previo a la realización del proyecto de restauración” aduciendo que “ no se puede atender a su petición de acceder al estudio arqueológico, por tratase de un expediente no finalizado al día de la fecha”.

Esta respuesta debe ponerse en relación con lo estipulado en el inciso final del apartado 1 del artículo 37 de la LRJPAC cuando condiciona el acceso a los documentos que, formando parte de un expediente, obren en los archivos administrativos a que « tales expedientes correspondan a procedimientos terminados en la fecha de la solicitud».

Del tenor del precepto legal se deduce la necesidad de clarificar tres conceptos relacionados entre sí y que podrían condicionar el ejercicio del derecho de acceso: documento, expediente y procedimiento.

a) Documento: Según el art. 37.1, el derecho de acceso se podrá ejercitar únicamente sobre « registros y documentos», interesándonos, por lo que al presente asunto se refiere, lo que deba entenderse por el término documentos.

A este respecto, por resultar especialmente idónea para el presente caso y siguiendo el parecer mayoritario de la doctrina, nos inclinamos por la definición contenida en el art. 49.1 de la Ley 16/1985 de Patrimonio Histórico Español que reza así:.

1. Se entiende por documento, a los efectos de la presente Ley, toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte material, incluso los soportes informáticos. Se excluyen los ejemplares no originales de ediciones.

Esta definición habría que complementarla con las referencias a los documentos en soporte electrónico contenidas en la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos.

b) Expediente: Según estipula el art. 37.1 de la LRJPAC el documento al que se desee acceder ha de formar parte de un « expediente».

A este respecto, y aunque resulta difícil diferenciar los conceptos de expediente y procedimiento, podemos acoger como especialmente válida la definición que se contiene en el art. 164 del Real Decreto 2568/1986, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento de Organización, Funcionamiento y Régimen Jurídico de las Entidades Locales, del siguiente tenor literal:

1. Constituye expediente el conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirven de antecedente y fundamento a la resolución administrativa, así como las diligencias encaminadas a ejecutarla. 

2. Los expedientes se formarán mediante la agregación sucesiva de cuantos documentos, pruebas, dictámenes, decretos, acuerdos, notificaciones y demás diligencias deban integrarlos, y sus hojas útiles serán rubricadas y foliadas por los funcionarios encargados de su tramitación.

A la vista de esta definición habría que entender que forman un expediente todos los documentos incorporados a un determinado procedimiento administrativo.

c) Procedimiento: según el art. 37.1 de la LRJPAC el acceso a los documentos incorporados a un expediente queda condicionado a que los mismos correspondan a procedimientos terminados en la fecha de la solicitud.

A este respecto, debemos entender por procedimiento, siguiendo a la doctrina administrativa clásica, como el conjunto de actos conducentes a una resolución administrativa. Lo que a su vez nos lleva a concluir que un procedimiento habrá de entenderse “terminado” cuando se haya dictado la resolución administrativa que pone fin al mismo, sea cual sea la forma que la misma haya adoptado –e xpresa, presunta, convencional.-.

Partiendo de las definiciones que acabamos de exponer y trasladando las mismas al supuesto que nos ocupa, cabría señalar, en primer lugar, que la petición de acceso del promotor de la queja peca de inconcreción al no especificar a que documento se pretende acceder puesto que únicamente se solicita de forma genérica el “estudio arqueológico previo al proyecto de restauración”, sin especificar a que documento o documentos se refiere.

A este respecto podría haberse aducido por la Administración para denegar la entrega de dicha documentación la falta de concreción de la petición en cuanto al documento o documentos a los que se pretende acceder. No obstante, además de no haber sido ésta la razón esgrimida por la Administración para negar el acceso pretendido, lo cierto es que hubiera resultado mucho más razonable y congruente con el espíritu del art. 105 de la Constitución que, antes de denegar la petición, se ofreciera al interesado la posibilidad de vista del expediente que contiene el estudio arqueológico a fin de que pudiese concretar, a posteriori, su petición documental.

En segundo lugar, y por lo que se refiere a la falta de terminación del procedimiento que aduce la Administración, antes de valorar la aplicación al supuesto analizado de dicho límite o condicionante, convendría analizar la naturaleza del “estudio arqueológico previo” cuyo acceso pretende el interesado.

En este sentido, la Ley 14/2007, del Patrimonio Histórico Andaluz, vigente en la fecha de presentación de la solicitud de acceso, no recoge expresamente la denominación “estudio arqueológico previo”, aunque al regular el régimen de conservación y restauración de bienes inscritos en el Catálogo General del Patrimonio Histórico Andaluz se refiere a la necesidad de elaboración de un previo proyecto de conservación. Proyecto, que parece corresponderse con el objeto de la pretensión de acceso deducida por el promotor de la queja. Veamos, a tal efecto, lo dispuesto en los arts. 21 y 22 de la citada Ley 14/2007:

«Artículo 21.Proyecto de conservación e informe de ejecución.

1. La realización de intervenciones de conservación, restauración y rehabilitación sobre bienes inscritos en el Catálogo General del Patrimonio Histórico Andaluz exigirá la elaboración de un proyecto de conservación con arreglo a lo previsto en el artículo 22.

2. Al término de las intervenciones cuya dirección corresponderá a personal técnico, se presentará a la Consejería competente en materia de patrimonio histórico un informe sobre la ejecución de las mismas en el plazo y con el contenido que se determinen reglamentariamente.

Artículo 22.Requisitos del proyecto de conservación.

1. Los proyectos de conservación, que responderán a criterios multidisciplinares, se ajustarán al contenido que reglamentariamente se determine, incluyendo, como mínimo, el estudio del bien y sus valores culturales, la diagnosis de su estado, la descripción de la metodología a utilizar, la propuesta de actuación desde el punto de vista teórico, técnico y económico y la incidencia sobre los valores protegidos, así como un programa de mantenimiento.

2. Los proyectos de conservación irán suscritos por personal técnico competente en cada una de las materias».

Estos preceptos son sustancialmente coincidentes con lo dispuesto en los arts. 21 y 22 de la precedente Ley 1/1991, de Patrimonio Histórico de Andalucía que habría estado vigente durante la realización del proceso de restauración del Puente Romano y que denomina también proyecto de conservación a lo que el promotor de la queja califica de “estudio arqueológico previo”.

Podría haber aducido la Administración cultural la inexistencia de la denominación utilizada por el peticionario para denegar su solicitud, sin embargo, al no hacerlo así, habremos de entender que ha sido capaz de deducir el verdadero sentido de la petición cursada, identificando la misma con el proyecto de conservación, dado que las características de dicho proyecto son las que mejor responden a lo que podría entenderse por un “estudio arqueológico previo”.

Pues bien, una vez sentada la identidad conceptual entre el “estudio arqueológico previo” y el proyecto de conservación contemplado en la ley patrimonial, podemos entrar a valorar si resulta razonable que se impida el acceso al mismo al promotor de la queja por tratarse de un expediente comprendido en un procedimiento no terminado a la fecha de presentación de la solicitud.

A este respecto, debemos señalar que de la descripción contenida en el art. 22 de la Ley 14/2007 acerca de las determinaciones que debe incluir necesariamente un proyecto de conservación cabe deducir que el objetivo último de dicho proyecto no es otro que sentar las bases técnicas y científicas sobre las que debe elaborarse y ejecutarse el proyecto de restauración propiamente dicho.

En efecto, la terminología utilizada por el legislador en el art. 22 lleva a concluir ineludiblemente que el objeto del proyecto es acopiar información previa que pueda servir para la posterior elaboración del proyecto de restauración y fijar condiciones y salvaguardas que deben respetarse en el ejecución del mismo. Por tanto, necesariamente habrá que entender que dicho proyecto de conservación debe estar necesariamente terminado antes de la elaboración del proyecto de restauración propiamente dicho y, por supuesto antes de que se inicien las obras de restauración del bien.

Todo lo cual nos lleva plantearnos la consideración del proyecto de conservación como un trámite sujeto a un procedimiento propio y singular que, al igual que ocurre con el proyecto de restauración y con el informe de ejecución, se insertan dentro de un procedimiento mas amplio, cual sería el procedimiento de restauración del Puente Romano.

En este sentido, cabría considerar que el procedimiento general de restauración del Puente Romano, que se inicia con la adopción por el órgano administrativo del acuerdo de restauración del bien y concluye con la recepción formal de las obras de restauración, es un procedimiento complejo que incluye dentro de sí un cúmulo de trámites sustanciados a través de procedimientos interrelacionados, entre los que podríamos citar el proyecto de conservación, el proyecto de restauración y el informe de ejecución.

Si partimos de esta consideración del proyecto de conservación como un trámite dentro del procedimiento general de restauración, podría resultar en principio aceptable la desestimación del derecho de acceso, en la medida en que dicho procedimiento general no estuviera terminado en la fecha -15.04.08- en que se solicitó el acceso al mismo.

No obstante, aunque la decisión administrativa restrictiva del ejercicio del derecho de acceso pudiera entenderse amparada en la dicción literal del condicionamiento establecido en el inciso final del art. 37.1 de la LRJPAC, consideramos que la misma no responde realmente al espíritu del precepto constitucional –art. 105.b)- del que trae causa dicho artículo. Y ello, en la medida en que no parece respetar el contenido esencial e indisponible de dicho derecho de acceso constitucionalmente garantizado.

A este respecto, debemos traer nuevamente a colación la Sentencia del Tribunal Supremo de 14-11-2000 ( RJ 2001, 425), que precisa que el derecho constitucionalmente reconocido en el art. 105.b) dispone de un núcleo esencial indisponible que no puede quedar condicionado ni limitado por su normativa de desarrollo, ni por las interpretaciones que de la misma se puedan realizar:

«Resulta, pues, evidente, que, en aplicación directa de la norma constitucional, este derecho exige, con el fin de respetar su núcleo esencial integrado por el haz de facultades que lo hacen recognoscible y la efectividad de los intereses del administrado a que responde, que se haga en un grado razonable asequible a los particulares, superando las limitaciones derivadas de su posición de inferioridad material frente a los poderes públicos, el adquirir conocimiento de los datos y documentos que puedan legítimamente interesarles, sin otras limitaciones que las que el propio precepto constitucional contempla («en lo que afecte a la seguridad y defensa del Estado, la averiguación de los delitos y la intimidad de las personas») y las derivadas de las normas generales de procedimiento y de los principios de proporcionalidad, racionalidad y buena fe a que debe sujetarse el ejercicio de todo derecho».

A nuestro juicio, la negación del derecho de acceso al proyecto de conservación no responde a la aplicación de ninguno de los límites fijados para este derecho en el precepto constitucional, sino que únicamente obedece a una escasa voluntad de transparencia administrativa por parte de la Administración actuante.

A este respecto, no debemos olvidar que en el momento temporal en que se solicita el acceso al proyecto de conservación las obras de restauración propiamente dichas están prácticamente concluidas –de hecho el Puente quedó abierto al público el 09.01.08- por lo que cabe deducir que el citado proyecto de conservación, que sirvió de base para la elaboración del proyecto de restauración, debía estar necesariamente terminado en dicha fecha, por lo que el acceso al mismo por parte del promotor de la queja difícilmente podía suponer un entorpecimiento del quehacer administrativo o dificultar la prosecución del procedimiento de restauración en su fase final.

Por otro lado, el hecho de que el proyecto de conservación deba calificarse como un trámite dentro de un procedimiento general, no debe significar necesariamente un obstáculo insalvable para el ejercicio del derecho de acceso, como viene proclamando alguna jurisprudencia en relación a situaciones similares.

Así, la Sentencia del TSJ de Madrid, 471/2006, de 24 de mayo, refiriéndose al derecho de acceso a un expediente de información reservada previo a un procedimiento disciplinario, afirma que « carece de sentido la alegación de que el derecho de acceso reconocido en el art. 37 de la Ley 30/1992 no es aplicable al supuesto presente por no ser la información reservada un procedimiento, ya se dijo que la Sentencia del Tribunal Supremo de 5 de mayo de 1998 entendió que las que denomina diligencias informativas tienen una unidad formal constituyendo en su conjunto un procedimiento accesorio, de carácter preliminar o preparatorio, respecto del procedimiento disciplinario, cuya finalidad es depurar de manera previa, mediante las averiguaciones indispensables, si concurren indicios suficientes para la iniciación de éste».

En este sentido, la citada STS de 5 de mayo de 1998, en su F.J. 6.º afirma que las diligencias informativas « aun teniendo una unidad formal, constituyen en su conjunto un procedimiento accesorio, de carácter preliminar o preparatorio, respecto del procedimiento disciplinario, ya que su finalidad es depurar de manera previa, mediante las averiguaciones indispensables, si concurren indicios suficientes para la iniciación de éste, pero no decidir sobre la existencia o no de responsabilidad disciplinaria, de tal suerte que el acto que pone fin a dichas diligencias sólo tiene carácter definitivo, haciendo imposible la continuación del procedimiento, cuando acuerda el sobreseimiento, pero no cuando resuelve iniciar el procedimiento disciplinario».

De igual modo, la Sentencia del TSJ de La Rioja 35/2003, de 31 de enero hace un pronunciamiento similar en relación al pretendido derecho de acceso a un atestado policial, el cual considera como expediente a los efectos de lo previsto por el art. 37.1 LRJAP: « la Administración demandada sostiene que un atestado policial no forma parte «per se» de un expediente administrativo y por tanto no es aplicable el artículo 37 de la Ley 30/92 que establece que los ciudadanos tienen derecho al acceso de documentos que formen parte de un expediente administrativo. [...] La Sala considera que el atestado policial sí que es un expediente administrativo y así se infiere del artículo 164 del Reglamento de organización y funcionamiento de las Corporaciones Locales que establece «constituye expediente administrativo el conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirven de antecedente y fundamento a la resolución administrativa así como las diligencias encaminadas a ejecutarla», el atestado es un conjunto de documentos, en segundo lugar dichos documentos obran en los archivos municipales y en tercer lugar se remiten a Fiscalía y a los Juzgados, una vez que han concluido las investigaciones pertinentes» (F.J. 4.º)” .

De igual modo, el TSJ del País Vasco en su Sentencia 233/2003, de 28 de marzo, reconoce el derecho de acceso a los documentos contenidos en un expediente de concesión de licencia de obras para construir una vivienda, independientemente de los subsiguientes procedimientos y trámites que se siguiesen y que había sido denegado por la Administración por considerar que el procedimiento no había finalizado por estar pendiente la resolución de la solicitud la licencia de primera ocupación, necesaria en todo caso para comprobar que la construcción se ajusta a lo proyectado. El TJS entiende, frente a esta postura, que el procedimiento «se hallaba ya concluido, sin que dicho expediente haya de verse condicionado por otros actos administrativos de diferente naturaleza y fin respecto de la licencia de obras, aunque se enmarquen en la actividad de control de la Administración, como pudiera ser el caso de la licencia de primera ocupación o utilización de los edificios» (F.J. 3.º), por lo que se entiende vulnerado su derecho de acceso conforme al art. 37.1 LRJAP.

En consecuencia con lo expuesto, entendemos que no existen razones suficientes que justifiquen la negativa administrativa a permitir el acceso al proyecto de conservación –o “estudio arqueológico previo”- al encontrarse el mismo concluido en la fecha en que solicitó el acceso el promotor de la queja y no afectar el ejercicio del derecho a la normal prosecución del procedimiento de restauración en curso.

4. Del derecho de acceso a las actas de un órgano colegiado .

En la solicitud presentada por el promotor de la queja el 12.05.08 se interesaba la entrega de los “ informes DE LA COMISION DE MONUMENTOS” y que se le aportaran las “ ACTAS COMPULSADAS de las reuniones de dicha Comisión de Monumentos que dieron lugar a estos informes”.

En respuesta a esta petición, la Delegación Provincial de Cultura contesta el 19.05.08 señalando lo siguiente:

“1. No se entiende a que se refiere cuando hace alusión a la Comisión de Monumentos, ya que este órgano colegiado es inexistente en esta Delegación Provincial; con lo cual deberá expresar correctamente a que Comisión se refiere. 

En relación a las actas compulsadas que solicita, no puede atenderse su petición, habida cuenta que este tipo de documentos sólo se pueden trasladar a los miembros de los Órganos Colegiados. En todo caso, y de conformidad con lo dispuesto en el párrafo 4 y 5 del artículo 27 de la Ley 30/92, podría solicitar certificación del acuerdo referido a un asunto concreto emitido por el órgano colegiado correspondiente, que en este caso también deberá especificar”.

A este respecto, debemos comenzar señalando la escasa precisión terminológica en las peticiones del interesado ya que, como bien señala la Administración actuante, no existe tal “ Comisión de Monumentos”. Imprecisión que en buena media contribuye a dificultar el ejercicio del derecho de acceso pretendido, a la vez que facilita la respuesta denegatoria a una Administración ya de por sí renuente.

No obstante, consideramos que la aplicación de un principio general del derecho administrativo, como es el principio pro actione, unido a una voluntad de transparencia en la Administración interpelada, hubiera posibilitado una respuesta más positiva a la pretensión del interesado. 

En este sentido, debemos reseñar que en la propia petición del interesado, por mas que resulte confusa su redacción, se refiere indistintamente a la Comisión de Monumentos y a la Comisión Provincial de Patrimonio Histórico y además se citan documentos –informe de la Comisión- a los que ha tenido acceso en el trámite de vista del expediente concedido previamente, que resultan claramente identificables como informes de la Comisión Provincial de Patrimonio Histórico. 

De hecho, la propia Delegación Provincial en una respuesta anterior de fecha 25.04.08, dando contestación a idéntica petición del interesado, se refiere al informe solicitado como “ informe que solicita de la Comisión de Patrimonio Histórico Artístico”. 

No parece, por tanto, que mediando voluntad de transparencia debiera existir duda respecto de que el interesado está solicitando acceder a unos informes evacuados por la Comisión Provincial de Patrimonio Histórico y reclamando las copias de las actas de las reuniones de dicho órgano colegiado en las que se aprobaron tales informes. 

No vamos a detenernos aquí a analizar la respuesta negativa de la Administración en cuanto a la solicitud del interesado de acceso al informe de la Comisión, por cuanto que la misma no tiene trascendencia práctica alguna en la medida en que dicho informe ya obra en poder del propio interesado, tratándose del documento titulado como “ informe PARA la Comisión” al que el propio solicitante se refiere en su escrito de petición. 

La posible confusión del interesado se debe, aparentemente, al hecho de que el mismo informe que fue elevado a la Comisión para su aprobación, resultó aprobado por la misma sin modificaciones, por lo que no se elaboró un nuevo texto, facilitándole al interesado el que figuraba como “ informe PARA la Comisión”, siendo así que, tras su aprobación, se había convertido en “ informe DE la Comisión”. 

Sí nos parece conveniente, sin embargo, detenernos a analizar la respuesta dada al promotor de la queja en cuanto a su pretensión de obtener copia de las actas de las reuniones de la Comisión en que se aprobó el citado informe. 

A este respecto, la respuesta denegatoria de la Administración aduce dos cuestiones diferentes. Por un lado, que “ este tipo de documentos sólo se pueden trasladar a los miembros de los Órganos Colegiados”, y, por otro lado, que “ de conformidad con lo dispuesto en el párrafo 4 y 5 del artículo 27 de la Ley 30/92, podría solicitar certificación del acuerdo referido a un asunto concreto emitido por el órgano colegiado correspondiente”. 

Comenzando por la segunda de las razones aducidas, debemos decir que, en realidad, no es el art. 27 el que regula el derecho de cualquier persona con un interés legítimo a obtener certificación del secretario de un órgano colegiado respecto de los acuerdos adoptados por el mismo, sino que dicha regulación se encuentra contemplada en el apartado 5 del art. 26 de la LRJPAC. Lo que establece el apartado 5 del art. 27 es la posibilidad de que el Secretario emita dicha certificación incluso antes de aprobarse el acta de la correspondiente sesión, haciendo constar expresamente en la certificación tal circunstancia. 

Aclarado esto, debemos decir que no debe confundirse el derecho de cualquier persona con un interés legítimo a obtener certificación de los acuerdos adoptados por un órgano colegiado, con el ejercicio del derecho de acceso a los archivos y registros administrativos en relación a las actas de las sesiones de los órganos colegiados. A nuestro entender son dos cuestiones bien diferentes. 

Así, por lo que se refiere a las actas de las sesiones de un órgano colegiado, es importante recordar que las mismas –ex art. 26 de la LRJPAC- « especificará necesariamente los asistentes, el orden del día de la reunión, las circunstancias del lugar y tiempo en que se ha celebrado, los puntos principales de las deliberaciones, así como el contenido de los acuerdos adoptados». Asimismo, « en el acta figurará, a solicitud de los respectivos miembros del órgano, el voto contrario al acuerdo adoptado, su abstención y los motivos que la justifiquen o el sentido de su voto favorable. Asimismo, cualquier miembro tiene derecho a solicitar la trascripción íntegra de su intervención o propuesta, siempre que aporte en el acto, o en el plazo que señale el Presidente, el texto que se corresponda fielmente con su intervención, haciéndose así constar en el acta o uniéndose copia a la misma».

De igual modo, resulta necesario destacar que dichas actas, una vez aprobadas por el órgano colegiado, se incorporan a un “libro de actas”, cuya custodia corresponde al secretario del órgano colegiado, adquiriendo la condición de documento público y sujetas, por tanto, al régimen general de acceso y consulta que corresponde a cualquier documento público. 

A este respecto, y a falta de una regulación más detenida en la Ley 30/1992 acerca de la naturaleza y características de las actas de los órganos colegiados, es común en la doctrina acudir a las disposiciones contenidas en la legislación de Régimen Local y, más concretamente, a la contenida en el Real Decreto 2568/1986, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento de organización, funcionamiento y régimen jurídico de las Entidades Locales (ROF). 

A este respecto, el art. 198 del ROF declara que el libro de actas es un «instrumento público solemne», lo que únicamente puede entenderse en el sentido de conferir a dicho documento las características propias de cualquier otro documento público u oficial, lo que implica sujetar el mismo al ejercicio por los ciudadanos de los derechos de acceso e información sobre su contenido. 

En este sentido, resulta especialmente significativa la redacción del art. 207 del ROF ya que permite conjugar y diferenciar el derecho de obtener copias y certificaciones acreditativas de los acuerdos de los órganos colegiados y el derecho de acceso a los archivos y registros:

Artículo 207.

Todos los ciudadanos tienen derecho a obtener copias y certificaciones acreditativas de los acuerdos de los órganos de Gobierno y Administración de las entidades locales y de sus antecedentes, así como a consultar los archivos y registros en los términos que disponga la legislación de desarrollo del artículo 105, b), de la Constitución española. 

La denegación o limitación de este derecho, en todo cuanto afecte a la seguridad y defensa del Estado, la averiguación de los delitos o la intimidad de las personas, deberá verificarse mediante resolución motivada. 

Del tenor de este precepto parece deducirse que el derecho de obtener copia y certificados de los acuerdos de los órganos colegiados en ningún caso impide que los ciudadanos tengan además el derecho de acceso al libro de actas que documenta lo acaecido en las sesiones de dichos órganos que adoptaron los referidos acuerdos. 

Pretender, como hace la Administración actuante, que las actas sean documentos que “ sólo se pueden trasladar a los miembros de los Órganos Colegiados” es adoptar una postura restrictiva en relación al ejercicio del derecho de acceso, careciendo del necesario soporte jurídico para ello puesto que ninguna norma estipula tal limitación en el acceso a estas actas. 

Pero además de carecer de apoyatura jurídica, la posición administrativa podría redundar en perjuicio de los mismos miembros de los órganos colegiados cuando sus decisiones fueren objeto de denuncia o controversia, al no poder acreditar el sentido del voto emitido o las posturas defendidas durante la sesión del órgano colegiado que adoptó el acuerdo cuestionado. Item mas, se impediría al posible denunciante conocer quienes aprobaron el acuerdo en cuestión y las razones que los llevaron a tal decisión. 

Por otro lado, mantener con carácter general el carácter secreto de las actas de los órganos colegiados resulta poco coherente con el hecho de que las sesiones de algunos órganos son públicas y, en ocasiones, se graban y difunden por los medios, por lo que se estaría privando al solicitante del acceso documental a una información que, sin embargo, sería de libre conocimiento para cualquier ciudadano que hubiese acudido a dicha sesión o hubiera contemplado la difusión mediática de la misma. 

5. Conclusiones

Por todo lo anterior, entendemos que en el presente caso se ha producido una restricción indebida en el ejercicio por parte del promotor de la presente queja de su derecho de acceso a los archivos y registros administrativos garantizado por el art. 105.b) de la Constitución Española y en el art. 31 del Estatuto de Autonomía para Andalucía. 

Asimismo, entendemos que por parte de la Delegación Provincial de Cultura en Córdoba no se ha dado debido cumplimiento al principio de transparencia que preconiza para la Administración Pública Andaluza el art. 133.1 del Estatuto de Autonomía para Andalucía. 

En consecuencia, creemos que deberían adoptarse las medidas necesarias para garantizar un pleno ejercicio por el promotor de la presente queja de su derecho de acceso a los archivos y registros administrativos en relación con los documentos incorporados al expediente de Restauración del Puente, Calahorra, Puerta del Puente y edificio de Recepción de Visitantes, anejo a dicha puerta

No obstante, habida cuenta las imprecisiones contenidas en algunas de las peticiones de acceso a la información cursadas por el promotor de la queja, y tomando en consideración que el tiempo transcurrido desde que se denegaron las mismas ha posibilitado la finalización del procedimiento de restauración del puente y, por tanto, eliminado alguna de las limitaciones que, a juicio de la Administración, impedían dicho acceso, estimamos conveniente que, con carácter previo, por parte del interesado se presente un nuevo escrito en el que de forma clara se precisen y concreten los documentos a los que desea tener acceso y aquellos de los que solicita copia. 

Por todo lo anterior, y en base a la posibilidad contemplada en el art. 29 de la Ley 1/1983, de 1 de diciembre, del Defensor del Pueblo Andaluz, me permito trasladarle la siguiente.

RESOLUCIÓN

RECORDATORIO de deberes legales contenidos en los arts. 105.b) de la Constitución Española y arts. 31 y 133.1 del Estatuto de Autonomía para Andalucía.

RECOMENDACIÓN a fin de que se adopten las medidas necesarias para garantizar un pleno ejercicio por el promotor de la presente queja de su derecho de acceso a los archivos y registros administrativos en relación con los documentos incorporados al expediente de Restauración del Puente, Calahorra, Puerta del Puente y edificio de Recepción de Visitantes, anejo a dicha puerta, una vez por el mismo se precisen y concreten los documentos a los que desea tener acceso y aquellos de los que solicita copia.

Esperamos confiadamente que, de conformidad con lo dispuesto en el apartado primero del artículo 29 de la Ley 9/1983, de 1 de diciembre, del Defensor del Pueblo Andaluz, en el plazo no superior a un mes nos facilite respuesta escrita al presente Recordatorio y Recomendación donde ponga de manifiesto la aceptación de las Resoluciones formuladas o, en su caso, exponga las razones que estime oportunas para no aceptarlas.

José Chamizo de la Rubia<br/> Defensor del Pueblo Andaluz

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