Pedimos medidas técnicas para garantizar la protección de datos en el sistema de cita previa del SAE

El Defensor del Pueblo Andaluz formula Resolución al Servicio Andaluz de Empleo, en el sentido de que por el SAE, en coordinación y colaboración con el SEPE, se implanten las medidas técnicas tendentes a garantizar en el sistema de cita previa los derechos a la privacidad, confidencialidad y seguridad de los datos personales, sustituyendo en el sistema de turno de llamada la publicación de los datos de identidad personal por una referencia numérica o alfanumérica, previamente facilitada al usuario.

ANTECEDENTES

I.- Con fecha 19 de octubre de 2015 se recibe escrito de queja exponiendo lo siguiente:

“En todas las Oficinas de Empleo de Andalucía cuando una persona acude con su cita previa y espera en la sala a ser llamado, aparece en el monitor sus apellidos y la primera inicial de su nombre.

No es de recibo que todo el mundo que está también esperando vea la identidad y la persona titular de los datos. Cuando una persona pide cita, se le debería de asignar un número que es el que debería aparecer en la pantalla.”

Al margen de lo anterior, el interesado proponía que cuando se llame al solicitante de la cita previa se le indique la hora por la que se va llamando y qué organismo es el que llama: si el SAE o el SEPE.

II. Al respecto de los hechos que nos exponía el interesado solicitamos informe a la Dirección Gerencia del Servicio Andaluz de Empleo que nos respondía lo siguiente:

“En respuesta a la queja formulada en la que el interesado expone su disconformidad con el sistema de cita previa en las Oficinas de Empleo del Servicio Andaluz de Empleo (SAE) se informa de las actuaciones que se han llevado a cabo al respecto. Concretamente, la queja del interesado hace referencia a la información que aparece en las pantallas en el momento de llamar a las personas demandantes de empleo, quejándose de que aparecen las iniciales del nombre y los dos apellidos y no un número en su defecto.

Actualmente, el sistema de identificación de personas que dispone el SAE muestra, tal y como dice el denunciante, dicha información así como el número de mesa donde le atenderán.

Dada la experiencia adquirida, y teniendo en cuenta que las citas se expiden -en la mayoría de los casos- con anterioridad al día de la citación, se considera que el demandante de empleo lleva impreso o memorizado un número asignado a las iniciales provocaría más inconvenientes que ventajas al desconocer, o simplemente no recordar, qué número de orden es el suyo.

En este sentido hay que destacar que el sistema de cita previa ofrece a las personas demandantes de empleo dos canales para solicitar la cita, es decir, a través de internet (www.citaempleo.es) o telefónicamente (9021000506 ó 955625695). En el caso de obtener la cita por internet, la persona puede imprimirse fácilmente el número de la cita y llevárselo, mientras que en el supuesto de facilitar ese número por teléfono, los operadores y operadoras tendrían mayor dificultad a la hora de que el demandante de empleo anotara bien el número y lo recordara o llevara al día siguiente para la cita.

Por último, comunicarles que se van a estudiar y analizar las propuestas que el interesado plantea en su queja, al objeto de implantarlas en el sistema si fueren posibles. En concreto el hecho de informar a los demandantes de empleo la hora por la que va el turno de citas, así como del organismo que llama, es decir el SAE o El Servicio Público de Empleo Estatal.”

CONSIDERACIONES

Primera.- El tratamiento y la Protección de Datos de carácter personal cedidos a las Administraciones.

Por la documentación y respuesta recibida del SAE, se desprende la prestación de atención e información a las personas usuarias del mismo -demandantes de empleo- por los siguientes canales:

- Información, asistencia y orientación general a través de internet.

- Información telefónica relativa a demanda de empleo.

- Información escrita a solicitudes y escritos presentados en las oficinas y dependencias del SAE.

- Información presencial en las mismas dependencias y oficinas, previa cita.

Resulta evidente que por cualquiera de esos medios el Servicio autonómico referido, es receptor de una serie de datos de identificación y personales (laborales y profesionales, de formación y titulación etc.) que los demandantes de empleo ceden a la Administración de Empleo con el objetivo y finalidad de que, incorporados a sus respectivos ficheros y bases de datos, sean utilizados en forma adecuada a la normativa de Protección de Dato en los procedimientos de intermediación entre los demandantes de empleo y los posibles empleadores.

El tratamiento de esa información y datos particulares, como los que cualquier usuario haya facilitado al SAE por cualquiera de las vías anteriormente referidas, ha de ser respetuoso de la confidencialidad de los mismos, y conforme a las disposiciones de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, sobre Protección de Datos de Carácter Personal (LOPD): los datos nunca serán cedidos, vendidos o traspasados a terceros. Así recae sobre el Servicio el deber de guardarlos, adoptando las medidas necesarias para evitar su alteración, pérdida, tratamiento o acceso no autorizado; o cesión, previo consentimiento del interesado, y excepciones legales a tal consentimiento previo.

Tales obligaciones de la Administración concernida y del responsable designado en la materia se hallan establecidas en los Artículos 9 (seguridad de los datos), 10 (deber de secreto), y 11 (comunicación de datos).

Igualmente, debemos referir que el responsable del fichero y del tratamiento de los datos de los ficheros del SAE, es la Secretaría General del Servicio Andaluz de Empleo, radicada, en el Edificio Bluenet, calle Isaac Newton, 3 Isla de la Cartuja (41092, Sevilla).

Segunda.- Los principios generales de aplicación en el ámbito de la Administración electrónica.

Las Administraciones públicas por aplicación de la eficiencia, proclamada como principio de funcionamiento de las mismas en el Articulo 103 de la Constitución, tenían la obligación de transformarse en una administración electrónica.

Para el cumplimiento de esa obligación, la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico (entonces vigente), vino a establecer una serie de principios generales a modo de protección o respeto de los derechos de los ciudadanos frente a la Administración electrónica que comenzaba a instaurarse en aquellos momentos.

Así, debieron tenerse muy presentes los principios generales establecidos en el artículo 4, a) y f) de la Ley 11/2007, de 22 de junio, citada, que establecía:

«La utilización de las tecnologías de la información tendrá las limitaciones establecidas por la Constitución y el resto del ordenamiento jurídico, respetando el pleno ejercicio por los ciudadanos de los derechos que tienen reconocidos, y ajustándose a los siguientes principios:

a) El respeto al derecho a la protección de datos de carácter personal en los términos establecidos por la Ley Orgánica 15/1999, de Protección de los Datos de Carácter Personal, en las demás leyes específicas que regulan el tratamiento de la información y en sus normas de desarrollo, así como a los derechos al honor y a la intimidad personal y familiar. (…)

f) Principio de seguridad en la implantación y utilización de los medios electrónicos por las Administraciones Públicas, en cuya virtud se exigirá al menos el mismo nivel de garantías y seguridad que se requiere para la utilización de medios no electrónicos en la actividad administrativa.»

Tercera.- Del derecho a una buena administración y los  principios rectores de la actuación administrativa.

Como norma fundamental del ordenamiento jurídico propio, el Estatuto de Autonomía para Andalucía (art. 31) garantiza el derecho a una buena administración, que comprende el derecho de todos ante las Administraciones Públicas, a participar plenamente en las decisiones que les afecten, obteniendo de ellas una información veraz, y a que sus asuntos se traten de manera objetiva e imparcial y sean resueltos en un plazo razonable.

Por su parte, de acuerdo con el artículo 103 de la Constitución, esa Administración debe actuar de acuerdo con una serie de principios, entre ellos, los de eficacia y sometimiento a la ley y al Derecho.

Al respecto hemos de señalar cómo el articulo Artículo 13 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, ya en vigor desde el 2 de octubre de 2016 a estos efectos, estableció Derechos de las personas en sus relaciones con las Administraciones Públicas. Así establece:

«Quienes de conformidad con el artículo 3, tienen capacidad de obrar ante las Administraciones Públicas, son titulares, en sus relaciones con ellas, de los siguientes derechos:

(…)

e) A ser tratados con respeto y deferencia por las autoridades y   empleados públicos, que habrán de facilitarles el ejercicio de sus derechos y el cumplimiento de sus obligaciones.

(...)

h) A la protección de datos de carácter personal, y en particular a la seguridad y confidencialidad de los datos que figuren en los ficheros, sistemas y aplicaciones de las Administraciones Públicas.»

Por cuanto al Ordenamiento jurídico administrativo autonómico se refiere, Ley 9/2007, de 22 de octubre, de la Administración de la Junta de Andalucía, estableció -en su articulo 3- una serie de principios generales de organización y funcionamiento de la Administración de la Junta de Andalucía, de entre los cuales relacionamos seguidamente los que consideramos de incidencia en el presente asunto. Así:

«La Administración de la Junta de Andalucía sirve con objetividad al interés general a través de sus órganos y entidades instrumentales, con sujeción a la Constitución, al Estatuto de Autonomía y al resto del ordenamiento jurídico. Se organiza y actúa de acuerdo con los principios de:

a) Eficacia. (…)

g) Buena fe. (…)

r) Proximidad a la ciudadanía. (…)

t) Buena administración y calidad de los servicios.»

En el presente caso parece acreditado que el procedimiento seguido por los servicios de empleo autonómicos para el llamamiento de las personas que van a ser atendidas en el turno de cita previa, que incluye la aparición en las pantallas electrónicas de datos identificativos de la persona llamada, comporta una injustificada vulneración de los principio de confidencialidad y protección de datos personales.

En este sentido, es importante reseñar que las argumentaciones aducidas por la Administración para explicar tal situación resultan poco justificativas de tal proceder y no pueden sustentar argumentalmente la vulneración denunciada.

En efecto, sostiene esa administración que la razón de su proceder estriba en lo siguiente: “Dada la experiencia adquirida, y teniendo en cuenta que las citas se expiden -en la mayoría de los casos- con anterioridad al día de la citación, se considera que el demandante de empleo lleva impreso o memorizado un número asignado a las iniciales provocaría más inconvenientes que ventajas al desconocer, o simplemente no recordar, qué número de orden es el suyo.”

A este respecto, debemos señalar que son numerosos los servicios de atención al publico dependientes de administraciones públicas que utilizan sistemas de llamamiento público que no implican la revelación de los datos identificativos de las personas llamadas. Tal es el caso, por ejemplo, de los servicios de atención al público dependientes de la Tesorería General de la Seguridad Social, de los servicios dependientes de la Agencia Estatal de Administración Tributaria, de los servicios de atención pública de los Cuerpos y Fuerzas de Seguridad del Estado dependientes el Ministerio del Interior, de los servicios públicos de atención sanitaria, etc.

En todos estos servicios públicos está implementado un sistema de cita previa similar al existente en los servicios de empleo de Andalucía, pero el llamamiento de las personas para ser atendidos no se realiza exponiendo públicamente los datos identificativos de la persona llamada. El sistema seguido en estos servicios es bastante similar, aunque presente algunas particularidades dependiendo del servicio de que se trate, que básicamente pasa por la instalación en las dependencias de atención ciudadana de una máquina que expide los tiques de turno para ser atendidos presencialmente. Las personas que cuentan con cita previa simplemente tiene que introducir en dicha máquina un dato personal identificativo -normalmente el NIF- y el sistema le facilita una papeleta en la que consta una referencia numérica o alfanumérica que va a ser la que aparezca en la pantalla de información cuando se produzca su llamamiento para ser atendida presencialmente.

Como puede verse se trata de un sistema bastante simple y de uso habitual en numerosos servicios públicos de atención ciudadana, que no comporta vulneración alguna de la confidencialidad de los datos identificativos de la persona usuaria y evita los problemas que aducía el servicio andaluz de empleo para justificar la práctica seguida actualmente y que acertadamente cuestiona la persona promotora de la presente queja.

Por cuanto antecede, en ejercicio de las facultades y atribuciones que a esta Institución confiere el Articulo 29.1 de la Ley 9/1983, de 1 de Diciembre del Defensor del Pueblo Andaluz, se formula a ese Órgano Directivo la siguiente 

RESOLUCIÓN

RECORDATORIO del deber de cumplir los anteriormente citados preceptos legales.

RECOMENDACIÓN: en el sentido que por el SAE, en coordinación y colaboración con el SEPE, se implanten las medidas técnicas tendentes a garantizar en el sistema de cita previa los derechos a la privacidad, confidencialidad y seguridad de los datos personales, sustituyendo en el sistema de turno de llamada la publicación de los datos de identidad personal por una referencia numérica o alfanumérica, previamente facilitada al usuario.

Ver asunto solucionado o en vías de solución

Jesús Maeztu Gregorio de Tejada Defensor del Pueblo Andaluz