El procedimiento de tramitación de las mediaciones es informal. No obstante, con carácter general suele acomodarse al esquema que se especifica a continuación.
En cualquier caso, el Defensor del Pueblo Andaluz informa a las personas afectadas de todas las actuaciones que realiza en cada expediente de mediación.
Fase 1: Acuse de recibo. Plazo: 7 días.
Cuando el Defensor del Pueblo Andaluz recibe una solicitud de mediación, en el plazo máximo de 7 días envía un acuse de recibo indicando que el asunto va a ser analizado. En dicho escrito se especifica un número de expediente al que se sugiere se haga referencia en todo momento que se consulte la mediación o se envíe información.
Fase 2: Admisión / Inadmisión a trámite. Plazo: 28 días.
En el plazo máximo de 28 días, el Defensor del Pueblo Andaluz analiza si la solicitud de mediación puede ser atendida.
Si no se pudiera atender, en tal caso se procede a su archivo informando a las personas afectadas tanto del cierre como de la existencia de otras posibles vías para solucionar el problema planteado.
Por el contrario, si fuese posible atender la solicitud de mediación, en ese supuesto se iniciarían los contactos con las Administraciones, organismos o entidades afectadas.
Fase 3: Mediación.
En esta fase se realizan las gestiones oportunas ante las partes afectadas para tratar de localizar un punto de encuentro entre ellas, una solución consensuada al problema planteado.
Para ello, el Defensor puede mantener diversos contactos y lanzar propuestas a las partes en conflicto.
Fase 4: Cierre y archivo.
Una vez alcanzado un consenso entre las partes, el Defensor concluye sus actuaciones y procede al archivo del expediente.
El Defensor también da por concluidas sus actuaciones cuando la Administración, organismo o entidad afectada manifiesta que no está dispuesta a que mediemos; o cuando tras varios intentos no resulta posible alcanzar una solución de consenso al problema.
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